Digitale Dokumentenablage in Odoo

Die Zeiten der Lockdowns haben gezeigt, wie wichtig es ist, wenn Dokumente digital erfasst und bearbeitet werden. Also ein papierloses Büro für Verträge, Geschäftsdokumente (Rechnungen, Gutschriften, etc.), Pläne, Behördendokumente, Unternehmensinformationen, Mitarbeiterakten, …

Odoo hat dazu eine ganz hervorragende App, die Teil der Enterprise Edition ist.

Archive

Die Archive in der Dokumentenablage werden Arbeitsbereiche genannt. So wie es früher die einzelnen Aktenschränke oder -räume gab. z.B.

  • Finanzen (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Stammdateninfos, Steuermeldungen, …)
  • Verträge (Mietverträge, Lieferantenverträge, Kundenverträge, …)
  • Unternehmensinformation (Gründungsinformationen, Gesellschafterbeschlüsse, …)
  • Marketing (Produktzulassungen, Kampagnenbestandteile, …) etc.

Pro Arbeitsbereich werden die Schlagwörter, Workflowaktionen und Berechtigungen verwaltet.

Dokumente erfassen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um die Dokumente im digitalen Ablagesystem zu erfassen:

Das ist der einfachste Fall, dass ein oder mehrere Dokumente in einen Arbeitsbereich hochgeladen werden.

Zu jedem Arbeitsbereich kann eine eindeutige E-Mail – Adresse hinterlegt werden. Dokumente, die an diese E-Mail – Adresse geschickt werden, werden automatisch dem Arbeitsbereich zugeordnet.

  • Lieferanten können direkt die Rechnungen per Mail schicken
  • Beim Scannen kann  über die E-Mail – Adresse direkt in das Ablagesystem gescannt werden.
  • Auch wenn die Dokumente in einem Stapel kommen, stört es nicht. Eine Aufteilung in Einzeldokumente ist nachträglich möglich.  

in diesem Fall schickt der Verantwortliche für den Arbeitsbereich einem Kollegen eine Nachricht, dass er ein Dokument anhängen soll (z.B. ein bestimmter Vertrag). Alle Schlagwörter sind bereits vorab ausgefüllt.

In diesem Fall sind andere Apps (Rechnungen, Produkte, Personal) in die Dokumenten – App integriert.

z.B. jedes Dokument, das an ein Produkt angehängt wird (z.B. technische Zeichnung), ist automatisch auch in der Dokumenten – App.

Es müssen nicht unbedingt Dateien verwaltet werden, es können auch Verknüpfungen zu Websites hinzugefügt werden.

Speziell dann, wenn im Internet Dokumente abgelegt sind.

Dokumente bearbeiten

Gleich zu Beginn werden dem Dokument die Daten hinzugefügt:

  • Stichwörter zur Klassifizierung und Statuseinteilung:
    damit später die Dokumente gefunden werden, sind prägnante Stichwörter hilfreich. Die Workflows später werden über die Statusinformationen gesteuert.

  • Kontakt:
    der Aussteller des Dokuments, z.B. Lieferant

  • Besitzer:
    der Mitarbeiter, dem das Dokument zugeordnet wird

es existiert eine eigene OCR – Erfassung, die aus dem Dokument Daten ausliest und die Felder befüllt.

Das ist ein kostenpflichtiger Dienst, ein Beleg kostet zwischen 10 und 15 Cent.

Über Aktionen werden Mitarbeitern Aktivitäten zu den Dokumenten zugeordnet (z.B. zur Validierung).

Diese Aktionen verändern auch den Status des Dokuments, sodass der Workflowprozess transparent ist.

Die Dokumente können am leichtesten über die Stichwörter gesucht werden.

Zusätzlich dann aber auch die ganz normale Suche nach Dokumentenname, Kontaktname oder Besitzer.

Vordefinierte Filter und frei definierbare Filter sind auch möglich.

Workflowsteuerung

  1. Zentrales Scannen
    Die Rechnungen werden zentral gescannt und an die E-Mail – Adresse des Arbeitsbereichs Finanzen geschickt
  2. Klassifizierung
    Ein Mitarbeiter der Buchhaltung trennt den Rechnungsstapel. Bei den Dokumenten wird der richtige Kontakt eingetragen und einem vermutlichen Besitzer zugeordnet. Dabei kann die OCR – Erfassung genutzt werden, die die Dokumente interpretiert und bestimmte Felder vorbefüllt.
    Als Stichwörter werden die Geschäftsjahre verwendet, der Themenbereich (Investition, Werbung, Wartung, …) und der Status (Eingang, Zu Validierung, Bestätigt).
  3. Validierung
    Dem Besitzer wird das Dokument zur Validierung geschickt
  4. Buchung
    die validierten Dokumente werden als Buchungssatz vorerfasst.
  5. Rechnungsprüfung
    In der Buchhaltungs-App startet dann noch der separate Workflow zur Rechnungsprüfung.

im Einkauf wurde ein Vertrag unterschrieben und soll nun archiviert werden.

  1. Dokumentenerfassung:
    der Einkäufer scannt den unterschriebenen Vertrag und lädt ihn in den Arbeitsbereich hoch
    Status: Eingang
  2. Klassifizierung
    im Sekretariat werden die notwendigen Felder befüllt,
    wichtig dabei sind die inhaltlichen Stichwörter
    Als Stichwörter werden auch wieder die Geschäftsjahre verwendet, die Themenbereiche im Unternehmen und der Status. Gerade bei Verträge ist der Wiedervorlagemonat wichtig, der auch als Stichwort erfasst wird. 
    Status: Klassifiziert
  3. Bestätigung
    Der Besitzer des Vertrages erhält das Dokument zur Endkontrolle und bestätigt das Dokument
    Status: Bestätigt

Berechtigungen

Pro Arbeitsbereich wird eingestellt

  • wer kann die Dokumente überhaupt sehen (Leserecht) und
  • wer kann die Dokumente bearbeiten (Schreiberecht)