Zu jedem Arbeitsbereich kann eine eindeutige E-Mail – Adresse hinterlegt werden. Dokumente, die an diese E-Mail – Adresse geschickt werden, werden automatisch dem Arbeitsbereich zugeordnet.

• Lieferanten können direkt die Rechnungen per Mail schicken
• Beim Scannen kann über die E-Mail – Adresse direkt in das Ablagesystem gescannt werden.
  
• Auch wenn die Dokumente in einem Stapel kommen, stört es nicht. Eine Aufteilung in Einzeldokumente ist nachträglich möglich.
  

in diesem Fall schickt der Verantwortliche für den Arbeitsbereich einem Kollegen eine Nachricht, dass er ein Dokument anhängen soll (z.B. ein bestimmter Vertrag). Alle Schlagwörter sind bereits vorab ausgefüllt.

In diesem Fall sind andere Apps (Rechnungen, Produkte, Personal) in die Dokumenten – App integriert.

z.B. jedes Dokument, das an ein Produkt angehängt wird (z.B. technische Zeichnung), ist automatisch auch in der Dokumenten – App.

Es müssen nicht unbedingt Dateien verwaltet werden, es können auch Verknüpfungen zu Websites hinzugefügt werden.

Speziell dann, wenn im Internet Dokumente abgelegt sind.

Gleich zu Beginn werden dem Dokument die Daten hinzugefügt:

• Stichwörter zur Klassifizierung und Statuseinteilung:
  damit später die Dokumente gefunden werden, sind prägnante Stichwörter hilfreich. Die Workflows später werden über die Statusinformationen gesteuert.
  
  
• Kontakt:
  der Aussteller des Dokuments, z.B. Lieferant
  
  
• Besitzer:
  der Mitarbeiter, dem das Dokument zugeordnet wird
  

es existiert eine eigene OCR – Erfassung, die aus dem Dokument Daten ausliest und die Felder befüllt.

Das ist ein kostenpflichtiger Dienst, ein Beleg kostet zwischen 10 und 15 Cent.

Über Aktionen werden Mitarbeitern Aktivitäten zu den Dokumenten zugeordnet (z.B. zur Validierung).

Diese Aktionen verändern auch den Status des Dokuments, sodass der Workflowprozess transparent ist.

Die Dokumente können am leichtesten über die Stichwörter gesucht werden.

Zusätzlich dann aber auch die ganz normale Suche nach Dokumentenname, Kontaktname oder Besitzer.

Vordefinierte Filter und frei definierbare Filter sind auch möglich.

1. Zentrales Scannen
   Die Rechnungen werden zentral gescannt und an die E-Mail – Adresse des Arbeitsbereichs Finanzen geschickt
   
   
2. Klassifizierung
   Ein Mitarbeiter der Buchhaltung trennt den Rechnungsstapel. Bei den Dokumenten wird der richtige Kontakt eingetragen und einem vermutlichen Besitzer zugeordnet. Dabei kann die OCR – Erfassung genutzt werden, die die Dokumente interpretiert und bestimmte Felder vorbefüllt.
   Als Stichwörter werden die Geschäftsjahre verwendet, der Themenbereich (Investition, Werbung, Wartung, …) und der Status (Eingang, Zu Validierung, Bestätigt).
   
   
3. Validierung
   Dem Besitzer wird das Dokument zur Validierung geschickt
   
   
4. Buchung
   die validierten Dokumente werden als Buchungssatz vorerfasst.
   
   
5. Rechnungsprüfung
   In der Buchhaltungs-App startet dann noch der separate Workflow zur Rechnungsprüfung.
   

im Einkauf wurde ein Vertrag unterschrieben und soll nun archiviert werden.

1. Dokumentenerfassung:
   der Einkäufer scannt den unterschriebenen Vertrag und lädt ihn in den Arbeitsbereich hoch
   Status: Eingang
   
   
2. Klassifizierung
   im Sekretariat werden die notwendigen Felder befüllt,
   wichtig dabei sind die inhaltlichen Stichwörter
   Als Stichwörter werden auch wieder die Geschäftsjahre verwendet, die Themenbereiche im Unternehmen und der Status. Gerade bei Verträge ist der Wiedervorlagemonat wichtig, der auch als Stichwort erfasst wird. 
   Status: Klassifiziert
   
   
3. Bestätigung
   Der Besitzer des Vertrages erhält das Dokument zur Endkontrolle und bestätigt das Dokument
   Status: Bestätigt